# Obieg dokumentów biura rachunkowego - podpis klienta w kilka minut, nie dni. > Dla biur rachunkowych Umowy o prowadzenie księgowości, aneksy cenowe, pełnomocnictwa i e-teczki pracownicze - klient podpisuje na telefonie bez konta i aplikacji. Kwalifikowany znacznik czasu w standardzie przy podpisie z weryfikacją tożsamości i QES. Canonical page: https://autosignly.eu/pl/ksiegowosc Language: pl ## Każdy nowy klient to ta sama pętla: wydruk, skan, podbijanie, czekanie. ### Aneks cenowy rozchodzi się tygodniami Inflacja rośnie, więc ceny musisz podnieść. Wysyłasz PDF-y do stu klientów - i czekasz. Ktoś nie otworzy maila, ktoś inny odesłał skan w złej wersji. Pracujesz poniżej progu rentowności, bo formalne aneksy jeszcze nie wróciły. ### ZUS pyta o datę podpisania dokumentu Inspektor ZUS podejrzewa antydatowanie. Masz scan podpisanego dokumentu - ale nie masz kryptograficznego dowodu, że istniała dokładnie tego dnia. Brak kwalifikowanego znacznika czasu może oznaczać zarzut unikania składek i karę finansową. ### Certyfikat osobisty wędruje między biurkami Główna księgowa ma własny certyfikat i klucz do niego. Żeby asystent wysłał dokumenty dalej, dostaje kartę USB i PIN. To naruszenie prawa - odpowiedzialność karna do 3 lat. Mimo to w wielu biurach taka praktyka trwa latami, bo obieg dokumentów wciąż wymaga fizycznej obecności właściciela klucza. ## Pięć procesów, które biura rachunkowe podpisują dziś papierowo. Każdy z nich można przenieść na telefon klienta - bez drukowania, bez skanowania i bez czekania na kuriera. ### Dokumenty Generujesz umowę z szablonu - dane klienta uzupełniają się automatycznie z jego NIP-u. Klient dostaje link SMS i podpisuje na ekranie smartfona. Aneksy do setek klientów wysyłasz seryjnie: wybierasz grupę, wysyłasz, obserwujesz statusy. Formę podpisu dobierasz do sytuacji w panelu AutoSignly - jeśli nie masz pewności, która będzie właściwa dla danego dokumentu, skonsultuj się z prawnikiem lub wybierz podpis kwalifikowany. ### Pełnomocnictwo UPL-1 i PPO-1 Zanim złożysz e-deklarację za klienta, musisz mieć UPL-1 - pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji. AutoSignly pomaga przygotować i podpisać wniosek o nadanie pełnomocnictwa z szybką weryfikacją tożsamości klienta kodem SMS. Odwołanie OPL-1 - tak samo, jeden link. Weryfikacja przez Profil Zaufany lub aplikację bankową - wkrótce dostępna. ### E-teczka pracownicza (kadrowo-płacowe) Umowy zlecenia, aneksy, zgody RODO, NDA i oświadczenia - generujesz z szablonu, wysyłasz link, pracownik podpisuje na telefonie. Formę podpisu odpowiednią dla danego dokumentu dobierasz w panelu AutoSignly - w razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem lub oprzeć się na podpisie kwalifikowanym, dostępnym również w bezpłatnej wersji z mObywatela. Do każdego dokumentu możesz zamówić certyfikat podpisu odtwarzający pełną historię i metadane - kto, kiedy i jaką metodą podpisał - opatrzony naszą pieczęcią, co potwierdza jego autentyczność. Kontrola PIP lub ZUS? Masz pełną dokumentację. ### Dokumenty towarzyszące KSeF KSeF obsługuje wyłącznie faktury w formacie XML. Reszta - protokoły odbioru, specyfikacje techniczne, harmonogramy spłat, zamówienia, oferty - nadal wymaga podpisu i kwalifikowanego znacznika czasu, ale nigdy nie trafi do rządowej bazy. AutoSignly przejmuje cały ten obieg, uzupełniając ekosystem cyfrowego biura. Dokument raz podpisany pozostaje niezmienny przez cały proces - inaczej niż przy zwykłym mailu czy skanie, gdzie nie ma pewności, czy treść nie została później zmodyfikowana. ### Wypowiedzenie umowy z klientem - z dowodem doręczenia Rezygnujesz ze współpracy albo klient przestaje płacić - wypowiedzenie wysłane mailem łatwo zignorować, a bez potwierdzenia odbioru trudno udowodnić, kiedy naprawdę dotarło. W AutoSignly dokument trafia na telefon klienta z linkiem, a każdy krok - otwarcie, podpis, brak reakcji - zostaje w audycie ze znacznikiem czasu. ## Jeden dokument, trzy poziomy pewności prawnej. Trzy poziomy podpisu elektronicznego, z rosnącym poziomem weryfikacji tożsamości podpisującego. Każdy zgodny z rozporządzeniem Unii Europejskiej eIDAS (910/2014). Podpis prosty Simple Electronic Signature Podpisujący klika „Akceptuję" - bez weryfikacji tożsamości. Dokument jest uszczelniany niekwalifikowaną pieczęcią elektroniczną AutoSignly, która poświadcza moment i integralność zgody. Jak przebiega Odbiorca dostaje link e-mail → otwiera dokument w przeglądarce → przeciąga pieczątkę → klika „Podpisz". Bez kodu, bez instalacji, bez rejestracji. Podpis elektroniczny z weryfikacją tożsamości Najczęściej wybierany Tożsamość podpisującego jest dodatkowo weryfikowana - np. kodem SMS na telefon. Dokument pieczętowany jest trzykrotnie kwalifikowaną pieczęcią KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa). Jak przebiega Link e-mail → przeglądarka → weryfikacja SMS OTP → „Podpisz". Kod jednorazowy na telefon, można go ponowić po 5 minutach. Działa w wielu krajach. Podpis kwalifikowany Qualified Electronic Signature Równoważny podpisowi własnoręcznemu we wszystkich krajach UE (art. 25 eIDAS, art. 78² KC). Wymaga certyfikatu kwalifikowanego - zakupionego u dowolnego QTSP (KIR Szafir, CenCert, Asseco eCert). Klucz prywatny nigdy nie opuszcza karty USB podpisującego. Jak przebiega Link e-mail → aplikacja desktopowa AutoSignly → karta USB QSCD + PIN → podpis tworzony lokalnie. Alternatywnie własny certyfikat na karcie można połączyć z aplikacją mObywatel (5 darmowych podpisów - tylko dla osób fizycznych, umowy na firmę tak nie podpiszesz). AutoSignly orkiestruje przepływ - nie wystawiamy certyfikatów. ## Policz, ile zapłacisz w swoim miesiącu. Wybierz metodę podpisu i przesuń suwak na liczbę podpisów, które Twoja firma zbiera miesięcznie. Bez haczyków - to cała kwota, bez abonamentu. Metoda podpisu Podpisy miesięcznie Kalkulacja poglądowa. Dla podpisu elektronicznego z weryfikacją tożsamości wliczamy weryfikację SMS dla Polski (0,18 AC za podpis) - w innych krajach cena SMS może się różnić (pełny cennik w aplikacji). Nie uwzględnia opłat za dodatkowych użytkowników. Weryfikacja przez aplikację bankową i węzeł krajowy - wkrótce dostępne. ## Frequently asked questions ### Czy e-podpis wystarczy do zawarcia umowy o prowadzenie księgowości? W AutoSignly wybierasz formę podpisu odpowiednią dla danego dokumentu, w tym podpis elektroniczny z weryfikacją tożsamości kodem SMS - dokument jest zabezpieczony kryptograficznym dowodem i pełnym audytem podpisu. Jeśli nie masz pewności, jaka forma będzie właściwa dla Twojej umowy, skonsultuj się z prawnikiem lub skorzystaj z podpisu kwalifikowanego. ### Czy AutoSignly pomaga w pełnomocnictwach UPL-1 i OPL-1? AutoSignly wspiera przygotowanie i podpisanie wniosku o nadanie pełnomocnictwa przez klienta biura, z weryfikacją tożsamości kodem SMS. Weryfikacja przez Węzeł Krajowy (login.gov.pl / mObywatel) - wkrótce dostępna. Samo złożenie formularza UPL-1 do naczelnika urzędu skarbowego lub Szefa KAS nadal odbywa się przez bramkę e-Deklaracje lub papierowo. ### Czy podpisujący musi mieć konto, aplikację albo profil zaufany? Nie. Dla podpisu prostego i podpisu z weryfikacją tożsamości druga strona dostaje link i podpisuje w przeglądarce telefonu - bez konta, bez aplikacji, bez profilu zaufanego (weryfikacja odbywa się kodem SMS). Weryfikacja przez profil zaufany lub bankowość (węzeł krajowy) - wkrótce dostępna. Podpis kwalifikowany wymaga własnego certyfikatu na karcie i aplikacji desktopowej AutoSignly albo aplikacji mObywatel, w której masz 5 darmowych podpisów (tylko dla osób fizycznych - umowy na firmę tak nie podpiszesz). ### Czy kwalifikowany znacznik czasu jest wliczony w cenę? Tak, dla podpisu z weryfikacją tożsamości i kwalifikowanego (QES) - kwalifikowany znacznik czasu (TSA) jest w standardzie, bez dopłaty. Prosty podpis (SES) nie otrzymuje znacznika czasu. Znacznik kryptograficznie blokuje datę i treść dokumentu w momencie podpisania - protokół odbioru podpisany z weryfikacją tożsamości lub QES jest niepodważalnym dowodem, że druga strona zaakceptowała konkretny zakres w konkretnym dniu. ### Mamy 200 klientów - czy da się wysłać aneksy cenowe do wszystkich naraz? Aneksy wysyłasz pojedynczo - każdy jako osobny dokument (szablony ze zmiennymi robią to szybko). W jednym dokumencie może podpisać się wielu podpisujących, jeśli aneks tego wymaga - składają podpisy po kolei. Wysyłkę wielu dokumentów naraz, ze zbiorczym podglądem statusów, planujemy udostępnić jeszcze w 2026 roku. ### Za co dokładnie płacę przy jednym dokumencie? Za każdego podpisującego, według wybranej metody podpisu. Przykład: dokument podpisywany z weryfikacją SMS przez dwie strony = 2 × 0,88 AC = 1,76 AC - cena obejmuje już podpis i kod SMS (0,70 AC podpis + 0,18 AC SMS; cena SMS liczona dla Polski). Prosty podpis (SES) składasz bez weryfikacji tożsamości.