Para empresas de alquiler de vehículos y maquinaria y economía colaborativa
Documentos, acta de entrega y declaración de infracción de tráfico – firmados antes de que el cliente salga del recinto.
El cliente firma el documento con un código SMS en su propio móvil – sin cuenta, sin aplicación, sin fotocopiar el DNI. Un acta de entrega con sello de tiempo cualificado deja cerrada la responsabilidad por daños. Verificación de identidad conforme al RGPD.
Sin tarjeta de credito · Sin suscripción · Sin compromiso
¿Te suena?
El cliente se marchó. El documento sigue sobre la mesa – ilegible, incompleto, impreso en una sola copia.
Una disputa por daños – y el acta de entrega no existe, o está en papel
El cliente devuelve la máquina con un panel rayado. Asegura que ya estaba así en la recogida. Tu empleado firmó el acta de entrega con bolígrafo en una hoja de papel – sin fotos, sin una fecha verificable criptográficamente. La aseguradora exige una prueba indiscutible del estado en el momento de la entrega. No la tienes.
Fotocopiar un documento de identidad – una autoridad de protección de datos puede sancionarte por ello
Escanear o fotocopiar un documento de identidad en la entrega del vehículo es una práctica que choca con el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) del RGPD. Las autoridades de protección de datos lo han señalado reiteradamente como ilícito – acabas recopilando rasgos físicos, nombres de los padres y números de identificación que no necesitas para un alquiler. Basta con el nombre, los apellidos, el número de documento y el número de la licencia de conducir.
Una multa acaba recayendo en el propietario de la flota porque falta la declaración o es ilegible
La autoridad hace responsable al propietario del vehículo de una infracción de tráfico si la empresa de alquiler no identifica al conductor dentro del plazo legal. La declaración que identifica al conductor tiene que ser verificable. Un escaneo en papel se pierde, es ilegible o llega demasiado tarde.
Costes bajo control
Julio: 180 documentos. Enero: 15. Pagas exactamente por lo que firmas.
El alquiler funciona por temporadas – una suscripción no. Aquí no hay cuota fija, así que en un mes flojo tu coste baja junto con tu facturación en lugar de quedarse igual.
Cálculo para una firma con verificación SMS para Polonia (0,88 AC / firma = 0,70 AC firma + 0,18 AC SMS). En otros países el precio del SMS puede variar (tarifas completas en la aplicación). Suscripción de la competencia: 2500 PLN al año, basado en las tarifas públicas de plataformas basadas en suscripción.
Reserva una demo breve
15 minutos, sin discurso de ventas. Trae tu propio documento – te mostramos cómo son en la práctica el envío, la firma en el móvil y el informe de entrega.
- Proceso mostrado con tu propia plantilla de documento
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- Ayuda gratuita para migrar tus plantillas
¿Prefieres hacerlo tú mismo? Crea una cuenta gratuita – sin suscripción, sin tarjeta.
RGPD y verificación de identidad
Se acabó fotocopiar documentos de identidad. La identidad se confirma con un código SMS.
La autoridad polaca de protección de datos (UODO) ha declarado que escanear o fotocopiar un documento de identidad al alquilar vulnera el principio de minimización de datos (art. 5.1.c del RGPD) – se recopilan rasgos físicos, estatura y nombres de los padres que no son necesarios para un contrato de alquiler. AutoSignly verifica la identidad sin necesidad de un documento físico.
El cliente recibe un código de un solo uso en el número de teléfono facilitado en la reserva y lo introduce antes de firmar. Esto confirma la posesión del número de teléfono.
Acceso mediante un sistema nacional de identidad digital, una app de identidad móvil o un DNI electrónico – identidad confirmada por un organismo de la administración pública, sin que el personal de alquiler manipule ningún documento físico.
Identidad confirmada al iniciar sesión en una aplicación bancaria, vinculando la identidad a una cuenta bancaria verificada por el banco.
Riesgo legal: fotocopiar documentos de identidad
Qué puede y qué no puede recopilar una empresa de alquiler
Una empresa de alquiler solo puede registrar los datos necesarios para formalizar el contrato: nombre completo, número de identificación nacional, domicilio, serie y número del documento de identidad, y número de la licencia de conducir. Cualquier dato adicional – una foto, el color de ojos, la estatura, los nombres de los padres – es un tratamiento excesivo que vulnera el art. 5.1.c) del RGPD. La verificación por código SMS sustituye la comprobación física del documento y proporciona únicamente los datos realmente necesarios. Una copia del documento de identidad – nunca.
Cómo funciona en la práctica
Seis escenarios – desde la entrega de llaves hasta una declaración de identificación del conductor enviada en minutos.
Cada documento se firma en el móvil del cliente, con una fecha verificable y un registro de autenticación, y el contenido del documento permanece inalterado durante todo el proceso. Sin impresora, sin escáner, sin desplazamientos a la oficina.
Documentos del vehículo – entrega sin hacer cola
Un empleado de alquiler envía un enlace de firma antes de que el cliente llegue siquiera a la oficina – o desde un quiosco de autoservicio. El cliente firma en su propio móvil con un tipo de firma adaptado al documento en nuestra herramienta. Tiempo desde el enlace hasta el documento firmado: menos de 3 minutos. El coche está listo para entregarse.
Acta de entrega con fotos – en la obra o en el parque de maquinaria
Un operario en la obra abre el enlace en su móvil y firma el acta en minutos. La fecha y el contenido quedan cerrados criptográficamente con un sello de tiempo cualificado, y el propio documento permanece inalterado desde el momento de la firma – la aseguradora tiene una prueba indiscutible del estado del equipo en la entrega. Incorporar fotos de la máquina (arañazos, lectura del contador, equipamiento) como anexos PDF no editables llegará próximamente.
Declaración de identificación del conductor – una multa de tráfico gestionada a tiempo
Una autoridad pregunta quién conducía el vehículo en el momento de la infracción. Generas la declaración a partir de una plantilla y la reutilizas para nuevos casos sin volver a redactarla, después envías al cliente un enlace – lo firma en minutos. Obtienes un documento firmado con sello de tiempo cualificado y un registro de autenticación antes de que venza el plazo legal de respuesta. La sanción no recae en el propietario de la flota.
Adenda por conductor adicional – sin necesidad de acudir a la sucursal
Un cliente quiere añadir un segundo conductor durante el alquiler. Generas una adenda a partir de una plantilla y envías el enlace directamente al móvil del nuevo conductor. Este firma una declaración confirmando que ha leído las condiciones, y el sistema verifica su identidad. La cobertura del seguro se amplía de inmediato, sin desplazamientos a la oficina.
Acta de entrega de maquinaria con certificado de inspección técnica – como anexo
La maquinaria de obra debe contar con una resolución de inspección técnica vigente y un manual de uso disponible. El cliente firma un único documento confirmando el estado de la máquina, que ha leído las instrucciones de seguridad y que las inspecciones técnicas están al día – el contenido permanece inalterado desde el momento en que se aplica la firma. Adjuntar la resolución de inspección técnica y el manual de uso como anexos no editables al acta llegará próximamente. En una reclamación de seguro todo riesgo, la aseguradora no puede discutir que la empresa de alquiler cumplió sus obligaciones.
Economía colaborativa – documentos
Las plataformas de préstamo de bicicletas, patinetes, herramientas o espacios necesitan un flujo de documentos rápido entre particulares o B2C. El cliente escanea un código QR – abre el enlace, firma las condiciones y un documento generado a partir de una plantilla en 60 segundos. Todo el proceso funciona sin oficina, sin impresora, sin archivo en papel.
Empresas que confian en nosotros y firman cientos de documentos al mes
Seguridad de la flota y protección frente al fraude
Un registro digital de autenticación es la única prueba que tienes en casos de apropiación indebida, suplantación de identidad y negativa a asumir una multa.
Un documento en papel no contiene una dirección IP, la geolocalización de la firma ni los eventos del sistema. Un documento digital de AutoSignly incluye un registro de auditoría conservado durante 6 años – material clave para la policía y la aseguradora.
Sin contacto con el arrendatario tras el plazo de devolución – procedimiento por apropiación indebida
12 horas después de que venza el plazo de devolución, la empresa de alquiler puede denunciar la apropiación indebida ante la policía. Disponer del conjunto completo de documentos digitales – el documento firmado, el acta de entrega con sello de tiempo y el registro de autenticación con dirección IP y número de teléfono – permite a las fuerzas de seguridad iniciar la búsqueda de inmediato. Sin estos documentos, la policía puede tener dificultades para establecer la identidad del arrendatario. Tú eliges el tipo de firma en AutoSignly según el documento – en caso de duda, conviene consultar a un abogado.
Suplantación de identidad – un carné de recogida falsificado
Un empleado en el mostrador no puede distinguir un carné de recogida falsificado de uno original. La firma con identidad verificada por código SMS no depende de un documento físico, así que un documento falsificado nunca entra en el proceso. Verificación mediante el Nodo Nacional (Perfil de Confianza, mObywatel, DNI electrónico) o una aplicación bancaria – próximamente.
Autorización de un empleado para conducir un vehículo de la empresa – control en carretera
Un conductor de la empresa de alquiler que transporta equipos hasta un cliente debe llevar una autorización nominal del propietario de la flota en cada control de carretera. AutoSignly te permite generar una autorización a partir de una plantilla y reutilizarla para cada nuevo conductor, firmarla electrónicamente y enviar al conductor un PDF en su móvil antes de salir – sin imprimir ni escanear. Si lo inspeccionan, presenta un documento digital ya preparado.
Registro de auditoría – qué contiene cada documento
Datos que un documento en papel no tiene
Cada documento firmado a través de AutoSignly incluye un registro de auditoría no editable conservado durante 6 años (la ley de servicios de confianza). En una disputa judicial, una liquidación de siniestro o una investigación policial, tienes acceso a:
Preguntas frecuentes
Preguntas que hacen las empresas de alquiler antes de su primer uso.
Alquiler de bienes muebles, RGPD y documentos de identidad, actas con fotos y costes – respuestas directas.
¿No encontraste tu pregunta? Escríbenos – respondemos de forma directa y concreta.
¿Tienes una pregunta que no aparece aqui? Contactanos – respondemos el mismo día habil.
Contactar →¿El contrato de alquiler de un coche o una máquina debe firmarse con firma cualificada?+
No. El Código Civil polaco exige forma escrita (art. 660 KC) únicamente para los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles por un periodo superior a un año. El alquiler de bienes muebles (coches, máquinas, equipos) no requiere ninguna forma especial – el contrato puede celebrarse en cualquier forma, incluida la forma documental con firma simple o firma con verificación de identidad. Excepción: un pagaré en blanco o un contrato de fianza como garantía – estos sí requieren forma escrita (QES o papel).
¿Puedo dejar de fotocopiar el DNI de mis clientes?+
Sí – y deberías hacerlo cuanto antes. La autoridad polaca de protección de datos (UODO) ha señalado que escanear o fotocopiar el documento de identidad completo vulnera el principio de minimización de datos (art. 5.1.c del RGPD) – se recopilan datos innecesarios para el alquiler: fotografía, estatura, nombres de los padres. La empresa de alquiler solo tiene derecho a anotar los datos imprescindibles. AutoSignly verifica la identidad mediante SMS OTP – confirmas quién firma sin manejar nunca el documento físico. La verificación a través del Nodo Nacional (Węzeł Krajowy) estará disponible próximamente.
¿El firmante necesita una cuenta, una app o una identidad digital?+
No. Para una firma simple y una firma con verificación de identidad, la otra parte recibe un enlace y firma desde el navegador de su telefono – sin cuenta, sin app, sin identidad digital (la verificación se hace con un código SMS). La verificación mediante identidad digital o nodo bancario (nodo de identidad nacional) llegara proximamente. Una firma cualificada requiere tu propio certificado en una tarjeta inteligente y la app de escritorio de AutoSignly, o una app de identidad nacional equivalente, donde obtienes firmas gratuitas de prueba (solo para particulares – así no se puede firmar un contrato de empresa).
Acta de entrega y devolución – ¿puedo adjuntar fotos de los daños como prueba?+
Todavía no – la posibilidad de adjuntar fotos y archivos al documento firmado llegará próximamente. El objetivo es que los archivos (fotos de daños, certificados UDT, informes DTR) formen parte no editable del PDF PAdES firmado, protegido con sello de tiempo cualificado – el estado del equipo quedará fijado en el momento de la entrega. Por ahora, documenta y almacena las fotos fuera de AutoSignly.
¿Es suficiente una firma verificada por SMS para una compañía de seguros?+
En AutoSignly, una firma con verificación SMS está protegida con prueba criptográfica, dirección IP, registro de autenticación y sello de tiempo cualificado. Que una forma de firma concreta cumpla los requisitos de una compañía de seguros específica o de sus condiciones generales depende de las cláusulas de esa póliza – consulta con un corredor o un abogado antes de implementarla, o utiliza una firma cualificada.
¿Por qué pago exactamente en el caso de un solo documento?+
Por cada firmante, según el método de firma elegido. Ejemplo: un documento firmado con verificación SMS por dos partes = 2 × 0,88 AC = 1,76 AC – el precio ya incluye la firma y el código SMS (0,70 AC firma + 0,18 AC SMS; precio del SMS calculado para Polonia). La firma simple (SES) se realiza sin verificación de identidad.
¿Puedo refacturar al cliente el coste de la firma electrónica?+
Sí, siempre que informes al cliente de ese cargo en el contrato de alquiler o en las condiciones generales. El coste de una verificación por SMS es desde 0,18 AC por unidad – depende del país del destinatario (tarifa completa en la aplicación). Muchos operadores de alquiler lo incluyen como partida en la lista de servicios adicionales al entregar el vehículo.