Für Personalabteilungen
Mitarbeiterdokumente noch am selben Tag unterschrieben – kein Postversand, keine Fahrten ins Büro.
Dokumente werden aus Vorlagen erstellt und direkt an das Telefon des Mitarbeiters zur Unterschrift gesendet. Niemand druckt etwas aus, verschickt ein Einschreiben oder fährt ins Büro, nur um ein Dokument abzuholen.
Keine Kreditkarte · Kein Abo · Keine Verpflichtung
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jedes Mitarbeiterdokument durchläuft denselben Papierweg.
Das Nachverfolgen der Unterschriften ist ein Job für sich
Wer hat schon unterschrieben? Wer will „morgen unterschreiben”? Eine Tabelle mit einer Statusspalte, Erinnerungen per E-Mail und Telefon. Die Energie des HR-Teams fließt in die Verfolgung des Prozesses statt in die Arbeit mit Menschen.
Sie senden es ab und warten. Manchmal wochenlang
Zwei Exemplare per Post, eine Zustellbenachrichtigung, „ich schicke es nach dem Wochenende zurück”. Ein Nachtrag, der zum Monatsersten wirksam werden sollte, kommt unterschrieben Mitte des Monats zurück – oder gar nicht.
Eine Fahrt ins Büro für eine einzige Unterschrift
Ein Mitarbeiter im Homeoffice oder aus einer anderen Niederlassung muss kommen, nur um eine Bescheinigung abzuholen oder eine Einwilligung zu unterschreiben. Ein halber Tag unterwegs – für ihn und für Sie – wegen eines einzigen Blatts Papier.
Employee Lifecycle
Von der Einstellung bis zum Arbeitszeugnis – ein digitaler Ablauf.
Jede Phase des Beschäftigungsverhältnisses erzeugt Dokumente. AutoSignly schließt sie noch am selben Tag ab – egal, ob der Mitarbeiter im Nebenzimmer sitzt oder 300 km entfernt ist.
Ein fertiges Dokumentenpaket vor dem ersten Arbeitstag
Dienstleistungs- oder Werkvertrag, DSGVO-Einwilligung, NDA, Richtlinien – aus einer Vorlage erstellt.
Einwilligungen und Erklärungen, ohne jemandem hinterherzulaufen
Überweisung zur arbeitsmedizinischen Untersuchung, Steuererklärungen, Einwilligung zu E-Dokumenten – ein Link, ein SMS-Code, alles sofort in der Personalakte.
Änderungen und Anpassungen auf der Stelle
Änderung von Gehalt, Arbeitszeit oder Position? Ein Nachtrag oder eine Vereinbarung wird innerhalb einer Stunde aus der Ferne unterschrieben – wirksam ab dem geplanten Datum, nicht erst, „wenn es per Post zurückkommt”.
Offboarding ohne Bürobesuch
Freistellungsbestätigung, Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel – der Mitarbeiter unterschreibt aus der Ferne, und das vollständige Paket mit dem Unterschriftsverlauf bleibt im Archiv erhalten.
Rechner
Berechnen Sie, was Sie diesen Monat zahlen.
Wählen Sie eine Signaturmethode und schieben Sie den Regler auf die Anzahl der Signaturen, die Ihr Unternehmen pro Monat sammelt. Keine versteckten Kosten – das ist der volle Betrag, ohne Abonnement.
Signaturmethode
Signaturen pro Monat
Beispielrechnung. Für die Signatur mit Identitätsprüfung ist die SMS-Verifizierung für Polen enthalten (0,18 AC pro Signatur) – die SMS-Preise können in anderen Ländern abweichen (vollständige Preisliste in der App). Enthält keine Gebühren für zusätzliche Nutzer. Verifizierung per Banking-App und nationalem Knoten – demnächst verfügbar.
Nachhaltigkeit
Ein digitaler Dokumentenworkflow ist ein echter Beitrag zu den ESG-Zielen.
Jedes elektronisch unterschriebene Dokument bedeutet Seiten, die nicht gedruckt wurden, ein Paket, das nicht quer durchs Land gereist ist, und eine Fahrt, die nicht stattgefunden hat. Für die Personalabteilung spart das Zeit – für das Unternehmen ist es ein messbarer Umwelteffekt.
- Weniger Papier, Toner und AktenvernichtungDokumente werden nicht mehr „zur Sicherheit” dreifach erstellt
- Null Pakete und Fahrten „für eine Unterschrift”ein Mitarbeiter im Homeoffice unterschreibt, wo er sich gerade befindet – kein Kurier, kein Bürobesuch
- Ein Archiv ohne Aktenschränke und Ordnerein vollständiges Dokumentenpaket mit Unterschriftsverlauf finden Sie über den Namen, nicht über eine Aktennummer
- Zahlen für Ihren ESG-Berichtder Dokumentenverlauf zeigt, wie viel Ihres Workflows Sie von Papier auf digital umgestellt haben
Papierbasierter Workflow · 100 Dokumente pro Monat
Beispielwerte – berechnen Sie Ihre eigenen anhand der Anzahl der Dokumente, die Ihre Personalabteilung monatlich versendet.
FAQ
Fragen aus Personalabteilungen.
Gesammelt aus Gesprächen mit HR-Mitarbeitern, die Dokumente für Dutzende und Hunderte von Mitarbeitern bearbeiten.
Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten direkt und auf den Punkt.
Ihre Frage ist nicht dabei? Melden Sie sich – wir antworten noch am selben Werktag.
Kontakt aufnehmen →Kann ich einen Arbeitsvertrag mit einem SMS-Code unterschreiben?+
Ein Arbeitsvertrag erfordert die Schriftform – elektronisch können Sie ihn nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) beider Parteien abschließen. Zivilrechtliche Verträge (Auftrag, Werkvertrag, B2B) und die meisten Mitarbeiterdokumente – Einwilligungen, Erklärungen, Richtlinien, NDAs, Protokolle – können aus der Ferne mit einer identitätsgeprüften Signatur per SMS oder einer einfachen Signatur (ohne Identitätsprüfung) unterschrieben werden, je nachdem, wie stark Sie die Identität bestätigen möchten.
Braucht der Unterzeichner ein Konto, eine App oder einen digitalen Ausweis?+
Nein. Für eine einfache und eine identitätsgeprüfte Signatur erhält die Gegenseite einen Link und unterschreibt im Browser des Smartphones – ohne Konto, ohne App, ohne digitalen Ausweis (die Prüfung erfolgt per SMS-Code). Verifizierung über digitalen Ausweis oder Banking-Knoten (nationaler eID-Knoten) – demnächst. Eine qualifizierte Signatur erfordert ein eigenes Zertifikat auf einer Smartcard und die AutoSignly-Desktop-App, oder die App mObywatel, bei der Sie 5 kostenlose Signaturen erhalten (nur für Privatpersonen – ein Firmenvertrag lässt sich damit nicht unterschreiben).
Wir haben Remote-Mitarbeiter im ganzen Land. Wie funktioniert das?+
Genauso wie für Mitarbeiter im Büro – und gerade dann ist die Ersparnis am größten. Ein Anhang oder eine Einwilligungserklärung verbringt keine Woche in der Post, und niemand fährt irgendwohin, um ein einziges Blatt Papier zu unterschreiben. Der Mitarbeiter erhält einen Link, unterschreibt auf seinem Telefon, und Sie sehen den Status jedes Dokuments im Dashboard.
Ist das DSGVO-konform?+
Ja. Die elektronische Signatur ist eIDAS-konform und in der gesamten EU gültig, und für jedes Dokument können Sie ein Signaturzertifikat anfordern, das den vollständigen Verlauf und die Metadaten widerspiegelt – wer wann und mit welcher Methode unterschrieben hat -, versiegelt mit unserem Siegel, das die Echtheit und Unveränderlichkeit garantiert. Wir schließen mit Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, und Sie kontrollieren den Zugriff auf Ordner über Berechtigungen.
Wir haben eigene Dokument- und Einwilligungsvorlagen. Müssen wir sie ändern?+
Nein. Sie können Ihre PDFs so hochladen, wie sie sind – oder wir helfen Ihnen kostenlos dabei, sie in Vorlagen mit Variablen umzuwandeln, sodass die Angaben des Mitarbeiters, das Honorar und die Termine automatisch ausgefüllt werden.
Wofür genau zahle ich bei einem einzelnen Dokument?+
Für jeden Unterzeichnenden, entsprechend der gewählten Signaturmethode. Beispiel: Ein Dokument, das mit SMS-Verifizierung von zwei Parteien unterschrieben wird = 2 × 0,88 AC = 1,76 AC – der Preis enthält bereits die Signatur und den SMS-Code (0,70 AC Signatur + 0,18 AC SMS; SMS-Preis berechnet für Polen). Eine einfache Signatur (SES) wird ohne Identitätsprüfung angebracht.