Podpis elektroniczny w Polsce: SES, AES czy QES — który wybrać i ile to kosztuje
Krótka odpowiedź: w Polsce funkcjonują trzy rodzaje podpisu elektronicznego — SES, AES i QES. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Wybór między nimi zależy od tego, jaki dokument podpisujesz, a nie od tego, który jest „najlepszy”.
Podpisujesz dziesiątki umów miesięcznie i za każdym razem zastanawiasz się, czy zwykły link do podpisu wystarczy, czy trzeba sięgać po kartę kryptograficzną? Ten artykuł rozstrzyga to raz a dobrze — na podstawie przepisów, nie marketingowych uproszczeń.
Co mówi prawo: eIDAS i Kodeks cywilny
Ramy prawne wyznaczają dwa akty: unijne rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014) oraz polski Kodeks cywilny. eIDAS obowiązuje bezpośrednio we wszystkich krajach UE od 1 lipca 2016 roku — bez potrzeby wdrażania go do polskiego prawa osobną ustawą.
Art. 25 eIDAS — podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Ustęp 2 tego artykułu nadaje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Art. 77² Kodeksu cywilnego — reguluje formę dokumentową, którą spełniają podpisy SES i AES. Wystarczy ona tam, gdzie prawo nie wymaga formy pisemnej.
Art. 78¹ Kodeksu cywilnego — do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). Ta forma jest równoważna formie pisemnej — dlatego np. umowa o pracę zawarta zdalnie musi być podpisana QES.
Innymi słowy: im wyższe ryzyko sporu prawnego wokół dokumentu, tym wyższy poziom podpisu potrzebujesz. Zobaczmy to na konkretach.
SES, Z weryfikacją tożsamości, QES — porównanie w jednej tabeli
Trzy rodzaje podpisu różnią się podstawą prawną, sposobem weryfikacji tożsamości i tym, do jakich dokumentów się nadają.
| Cecha | SES (zwykły) | Z weryfikacją tożsamości | QES (kwalifikowany) |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | Art. 25 eIDAS, art. 77² k.c. | Art. 26 eIDAS, art. 77² k.c. | Art. 25 ust. 2 eIDAS, art. 78¹ k.c. |
| Weryfikacja tożsamości | Brak dodatkowej weryfikacji — pieczęć elektroniczna | SMS, Węzeł Krajowy (mObywatel/profil zaufany) lub Open Banking | Karta kryptograficzna lub token USB + aplikacja desktopowa, własny certyfikat kwalifikowany |
| Koszt w AutoSignly | od 0,30 AC / podpisujący | od 0,70 AC / podpisujący + weryfikacja | od 1,99 AC / podpisujący |
1 AC = 1 zł netto. Stawki „od” — im więcej podpisów miesięcznie, tym niższa cena jednostkowa (progi wolumenowe w cenniku AutoSignly).
Podpis kwalifikowany (QES): jedyny równoważny podpisowi własnoręcznemu
QES to jedyny rodzaj podpisu, który na mocy art. 25 ust. 2 eIDAS i art. 78¹ Kodeksu cywilnego zastępuje podpis własnoręczny. Jego złożenie wymaga trzech elementów:
- certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania — np. Certum, Sigillum, EuroCert. AutoSignly ani 16IT nie wystawiają certyfikatów kwalifikowanych — certyfikat nabywasz osobno,
- karty kryptograficznej lub tokenu USB z prywatnym kluczem,
- aplikacji desktopowej do obsługi karty lub tokenu.
QES jest wymagany tam, gdzie prawo nakłada formę pisemną lub jej elektroniczny odpowiednik:
- umowa o pracę (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
- przeniesienie majątkowych praw autorskich (art. 53 Ustawy o prawie autorskim — pod rygorem nieważności),
- pełnomocnictwa do czynności prawnych wymagających formy szczególnej.
Koszt QES w AutoSignly: od 1,99 AC za podpisującego (bez kosztu samego certyfikatu kwalifikowanego).
Ile faktycznie zapłacisz: model AutoCoin
AutoSignly działa w modelu pay-per-use na kredytach AC (1 AC = 1 zł netto) — bez stałego abonamentu na poziomie podstawowym. Płacisz za faktycznie złożone podpisy, a im więcej ich miesięcznie, tym niższa cena jednostkowa.
| Usługa | Koszt (AC) | Uwagi |
|---|---|---|
| SES | od 0,30 / podpisujący | Bez dodatkowej weryfikacji |
| AES (bazowy) | od 0,70 / podpisujący | + koszt wybranej metody weryfikacji |
| Weryfikacja SMS | 0,18 / SMS | Doliczana do AES |
| Weryfikacja Węzeł Krajowy | 2,00 / weryfikacja | mObywatel, profil zaufany |
| Weryfikacja Open Banking | 3,00 / weryfikacja | Logowanie do banku |
| QES | od 1,99 / podpisujący | Wymaga własnego certyfikatu kwalifikowanego |
Pełny cennik z progami wolumenowymi znajdziesz na stronie cennika.
Jak wdrożyć podpis elektroniczny w firmie
Wdrożenie w praktyce sprowadza się do czterech kroków:
- Analiza potrzeb — jakie dokumenty podpisujesz i jaki poziom podpisu jest dla nich wymagany prawnie lub wystarczający operacyjnie.
- Wybór dostawcy — platforma obsługująca wszystkie trzy typy (SES, AES, QES) w jednym interfejsie przeglądarkowym, bez instalacji po stronie nadawcy.
- Integracja — gotowy interfejs webowy albo API do połączenia z systemami ERP, CRM i DMS.
- Wdrożenie u kontrahentów — podpisujący po drugiej stronie nie zakłada konta. Dostaje link do dokumentu i podpisuje w przeglądarce.
Jedynym wyjątkiem od zasady „wystarczy przeglądarka” jest QES — tam podpisujący musi mieć zainstalowaną aplikację do obsługi karty kryptograficznej i czytnika.
Sprawdź, który podpis pasuje do Twoich dokumentów
Załóż darmowe konto i przetestuj SES, AES i QES w jednym interfejsie — bez abonamentu, płacisz tylko za wysłane podpisy.
Zobacz cennik i zacznij za darmo →Najczęstsze pytania o podpis elektroniczny w Polsce
Czym różni się podpis elektroniczny od podpisu kwalifikowanego?
Podpis kwalifikowany (QES) to jeden z trzech typów podpisu elektronicznego — obok zwykłego (SES) i zaawansowanego (AES) — i jedyny, który na mocy art. 25 ust. 2 eIDAS jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Pozostałe dwa typy mają skutek prawny, ale nie zastępują formy pisemnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
Czy podpis elektroniczny jest ważny w Polsce bez SMS-a?
Tak. Podpis zwykły (SES) jest prawnie ważny bez weryfikacji SMS-em. SMS to tylko jedna z trzech metod weryfikacji tożsamości dostępnych dla podpisu zaawansowanego (AES) — obok Węzła Krajowego i Open Bankingu. QES w ogóle nie korzysta z SMS-a — opiera się na certyfikacie kwalifikowanym i karcie kryptograficznej.
Ile kosztuje podpis elektroniczny w Polsce?
W modelu pay-per-use AutoSignly: SES od 0,30 AC za podpisującego, AES od 0,70 AC plus koszt wybranej metody weryfikacji (SMS: 0,18 AC, Węzeł Krajowy: 2 AC, Open Banking: 3 AC), QES od 1,99 AC za podpisującego — bez kosztu samego certyfikatu kwalifikowanego, który nabywa się osobno u dostawcy certyfikatów.
Czy umowę o pracę można podpisać elektronicznie?
Tak, ale wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES). Art. 78¹ Kodeksu cywilnego w związku z art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga, by umowa o pracę zawarta elektronicznie była opatrzona QES przez obie strony. SES i AES nie spełniają wymogu formy pisemnej dla tego dokumentu.
Kto wystawia certyfikat kwalifikowany w Polsce?
Certyfikaty kwalifikowane wystawiają wyłącznie kwalifikowani dostawcy usług zaufania wpisani na krajową listę nadzorowaną — między innymi Certum (Asseco Data Systems), Sigillum (PWPW) i EuroCert. AutoSignly ani jej producent, 16IT sp. z o.o., nie wystawiają certyfikatów kwalifikowanych — platforma umożliwia złożenie podpisu certyfikatem, który podpisujący już posiada.
Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?
Poziom bezpieczeństwa zależy od typu podpisu. QES gwarantuje najwyższy poziom — klucz prywatny nigdy nie opuszcza karty kryptograficznej. AES zapewnia weryfikowalną tożsamość podpisującego dzięki niezależnemu dostawcy tożsamości (KIR). SES potwierdza integralność dokumentu i czas podpisania pieczęcią elektroniczną. We wszystkich trzech przypadkach każda zmiana dokumentu po podpisaniu jest wykrywalna.
Czy podpis elektroniczny złożony w Polsce jest ważny w innych krajach UE?
Tak — eIDAS obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE. Kwalifikowany podpis elektroniczny wystawiony przez dostawcę z jednego kraju członkowskiego musi być uznawany we wszystkich pozostałych. AES i SES mogą być akceptowane, ale ich skutki prawne w konkretnych sytuacjach reguluje prawo krajowe danego państwa.
Chcesz sprawdzić, jak to działa w praktyce? Załóż darmowe konto na autosignly.eu i zacznij podpisywać dokumenty cyfrowo — bez abonamentu, bez instalacji po stronie kontrahenta.