Umowa o pracę a podpis elektroniczny: co mówi Kodeks pracy
Krótka odpowiedź: tak, umowę o pracę można zawrzeć elektronicznie — Kodeks cywilny i Kodeks pracy wskazują wprost, jaki podpis spełnia wymóg formy pisemnej dla tego dokumentu. Poniżej dosłowne brzmienie przepisów, które o tym rozstrzygają.
Zatrudniasz pracownika zdalnie i chcesz uniknąć wysyłki papierowej umowy kurierem? To częsty problem w rekrutacji na odległość — przepisy wprost regulują, w jaki sposób umowa o pracę może zostać zawarta elektronicznie.
Co mówi Kodeks pracy o formie umowy o pracę
Art. 29 § 2 Kodeksu pracy stanowi:
„Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”
Co mówi Kodeks cywilny o formie elektronicznej
Art. 78¹ Kodeksu cywilnego stanowi:
„§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. § 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”
Z zestawienia obu przepisów wynika: forma pisemna wymagana dla umowy o pracę jest zachowana, gdy oświadczenie woli zostało złożone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym — po obu stronach umowy.
Skutek prawny kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS dodaje:
„Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.”
Elementy techniczne kwalifikowanego podpisu elektronicznego: certyfikat kwalifikowany (wydany przez zewnętrznego dostawcę usług zaufania — np. Certum, Sigillum, EuroCert), karta kryptograficzna lub token USB z tym certyfikatem, oraz aplikacja desktopowa do jego obsługi. AutoSignly nie wystawia certyfikatów kwalifikowanych — udostępnia narzędzie do złożenia podpisu certyfikatem, który podpisujący już posiada.
Jak to wygląda w praktyce w AutoSignly
Osoba przygotowująca dokument (najczęściej dział kadr) ustawia dla niego typ podpisu kwalifikowany i dodaje obie strony jako osoby podpisujące. Każda z nich dostaje e-mail z linkiem, otwiera aplikację desktopową Autosignly QES, podłącza kartę lub token z certyfikatem, wpisuje PIN — podpis powstaje lokalnie na jej komputerze. Gotowy dokument zamyka dodatkowo kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która wykrywa każdą późniejszą zmianę treści.
To ogólna informacja wynikająca z przywołanych przepisów — dla nietypowej sytuacji (np. elementu zagranicznego albo aneksu do już zawartej umowy) skonsultuj wybór formy z prawnikiem przed wysłaniem dokumentu do podpisu.
Sprawdź proces zdalnego zatrudniania w praktyce
Załóż darmowe konto i przetestuj kwalifikowany podpis elektroniczny — bez abonamentu, płacisz tylko za wysłane podpisy.
Zobacz rozwiązanie dla HR i kadr →Najczęstsze pytania o umowę o pracę i podpis elektroniczny
Czy umowa o pracę może być podpisana podpisem elektronicznym?
Tak. Art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego stanowi: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.” W związku z art. 29 § 2 Kodeksu pracy (forma pisemna dla umowy o pracę) oznacza to złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez obie strony.
Czy umowa o pracę może być zawarta w formie elektronicznej?
Tak. Art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego stanowi: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.” Forma elektroniczna opisana w § 1 tego artykułu zastępuje więc formę pisemną wymaganą przez Kodeks pracy.
Jak podpisać elektronicznie umowę o pracę?
Osoba przygotowująca dokument ustawia dla niego typ podpisu kwalifikowany i dodaje pracodawcę oraz pracownika jako osoby podpisujące. Obie strony potrzebują własnego certyfikatu kwalifikowanego, karty kryptograficznej lub tokenu USB oraz aplikacji desktopowej do złożenia podpisu — link do podpisania trafia do każdej z nich e-mailem.
Czy profil zaufany spełnia wymóg formy elektronicznej z art. 78¹ Kodeksu cywilnego?
Nie. Art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego wymaga konkretnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Profil zaufany (login.gov.pl) potwierdza tożsamość w kontaktach z administracją publiczną, ale nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS i nie spełnia tego wymogu formy.
Chcesz sprawdzić, jak to działa w praktyce? Zobacz, jak AutoSignly wspiera dział HR przy zdalnym zatrudnianiu i podpisywaniu dokumentów pracowniczych.