Für Fahrzeug- und Geräteverleiher und die Sharing Economy
Dokumente, Übergabeprotokoll und Owi-Erklärung – unterschrieben, bevor der Kunde den Hof verlässt.
Der Kunde unterschreibt das Dokument mit einem SMS-Code auf dem eigenen Telefon – kein Konto, keine App, kein Kopieren eines Ausweises. Ein Übergabeprotokoll mit qualifiziertem Zeitstempel sichert die Haftung für Schäden ab. Identitätsprüfung im Einklang mit der DSGVO.
Keine Kreditkarte · Kein Abo · Keine Verpflichtung
Kommt Ihnen bekannt vor?
Der Kunde ist losgefahren. Das Dokument liegt auf dem Schreibtisch – unleserlich, unvollständig, in einem einzigen Exemplar gedruckt.
Ein Schadensstreit – und das Übergabeprotokoll existiert nicht oder liegt nur auf Papier vor
Der Kunde gibt die Maschine mit einer verkratzten Verkleidung zurück. Er behauptet, sie sei schon bei der Übernahme so gewesen. Ihr Mitarbeiter hat das Übergabeprotokoll mit einem Stift auf einem Blatt Papier unterschrieben – keine Fotos, kein kryptografisch überprüfbares Datum. Der Versicherer verlangt einen unwiderlegbaren Nachweis des Zustands bei der Übergabe. Sie haben ihn nicht.
Das Kopieren eines Ausweises – eine Datenschutzbehörde kann Sie dafür mit einer Geldbuße belegen
Das Scannen oder Kopieren eines Ausweisdokuments bei der Fahrzeugübergabe ist eine Praxis, die dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO widerspricht. Datenschutzbehörden haben dies wiederholt als rechtswidrig eingestuft – Sie erfassen dabei Angaben zum Aussehen, Namen der Eltern und Ausweisnummern, die Sie für eine Vermietung nicht brauchen. Vor- und Nachname, Dokumentennummer und Führerscheinnummer reichen aus.
Ein Bußgeld landet beim Flottenbesitzer, weil die Erklärung fehlt oder unleserlich ist
Die Behörde macht den Fahrzeughalter für einen Verkehrsverstoß verantwortlich, wenn die Vermietfirma den Fahrer nicht innerhalb der gesetzlichen Frist benennt. Die Erklärung zur Fahrerbenennung muss überprüfbar sein. Ein Papierscan geht verloren, ist unleserlich oder kommt zu spät an.
Kosten unter Kontrolle
Juli: 180 Dokumente. Januar: 15. Sie zahlen genau für das, was Sie unterschreiben.
Die Vermietung folgt den Saisons – ein Abonnement nicht. Hier gibt es keine feste Gebühr, sodass in einem schwachen Monat Ihre Kosten zusammen mit Ihrem Umsatz sinken, anstatt gleich zu bleiben.
Berechnung für eine Signatur mit SMS-Verifizierung für Polen (0,88 AC / Signatur = 0,70 AC Signatur + 0,18 AC SMS). In anderen Ländern kann der SMS-Preis abweichen (vollständige Preisliste in der App). Konkurrenz-Abonnement: 2.500 PLN pro Jahr, basierend auf öffentlichen Preisangaben abonnementbasierter Plattformen.
Kurze Demo vereinbaren
15 Minuten, ohne Verkaufsgespräch. Bringen Sie Ihr eigenes Dokument mit – wir zeigen Ihnen, wie das Versenden, die Unterschrift auf dem Smartphone und der Übergabebericht tatsächlich aussehen.
- Ablauf anhand Ihrer eigenen Dokumentvorlage gezeigt
- Kostenberechnung für Ihr Volumen
- Kostenlose Hilfe bei der Migration Ihrer Vorlagen
Lieber selbst ausprobieren? Kostenloses Konto erstellen – kein Abonnement, keine Karte.
DSGVO und Identitätsprüfung
Schluss mit dem Kopieren von Ausweisen. Die Identität wird per SMS-Code bestätigt.
Die polnische Datenschutzbehörde (UODO) hat festgestellt, dass das Scannen oder Kopieren eines Ausweises bei der Vermietung gegen den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) verstößt – dabei werden Daten zu Aussehen, Körpergröße und Namen der Eltern erfasst, die für einen Mietvertrag nicht benötigt werden. AutoSignly überprüft die Identität ohne physisches Dokument.
Der Kunde erhält einen Einmalcode auf die bei der Buchung angegebene Telefonnummer und gibt ihn vor der Unterschrift ein. Dies bestätigt den Besitz der Telefonnummer.
Anmeldung über ein nationales Trusted-Profile-System, eine mobile ID-App oder eine e-ID-Karte – die Identität wird von einer Behörde bestätigt, ohne dass das Personal der Vermietfirma ein physisches Dokument in die Hand nimmt.
Die Identität wird durch den Login in einer Banking-App bestätigt, wodurch die Identität mit einem von der Bank verifizierten Bankkonto verknüpft wird.
Rechtliches Risiko: Kopieren von Ausweisdokumenten
Was eine Vermietfirma erfassen darf – und was nicht
Eine Vermietfirma darf nur die für den Vertragsabschluss notwendigen Daten erfassen: vollständigen Namen, nationale Ausweisnummer, Wohnadresse, Serie und Nummer des Ausweisdokuments sowie Führerscheinnummer. Alles darüber hinaus – ein Foto, Augenfarbe, Körpergröße, Namen der Eltern – ist eine übermäßige Datenverarbeitung, die gegen Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verstößt. Die SMS-Code-Verifizierung ersetzt die physische Prüfung des Dokuments und liefert nur die tatsächlich benötigten Daten. Eine Kopie des Ausweises – niemals.
So funktioniert es in der Praxis
Sechs Szenarien – von der Schlüsselübergabe bis zur in Minuten versendeten Fahrererklärung.
Jedes Dokument wird auf dem Telefon des Kunden unterschrieben, mit überprüfbarem Datum und Authentifizierungsverlauf, und der Inhalt des Dokuments bleibt während des gesamten Prozesses unverändert. Kein Drucker, kein Scanner, keine Fahrt zurück ins Büro.
Fahrzeugdokumente – Übergabe ohne Warteschlange
Ein Mitarbeiter der Vermietfirma sendet den Signaturlink, bevor der Kunde überhaupt im Büro eintrifft – oder an einem Self-Service-Kiosk. Der Kunde unterschreibt auf dem eigenen Telefon mit einer Signaturart, die in unserem Tool zum Dokument passt. Zeit vom Link bis zum unterschriebenen Dokument: unter 3 Minuten. Das Auto ist übergabebereit.
Übergabeprotokoll mit Fotos – auf der Baustelle oder dem Maschinenhof
Ein Bediener auf der Baustelle öffnet den Link auf dem Telefon und unterschreibt das Protokoll in Minuten. Datum und Inhalt sind mit einem qualifizierten Zeitstempel kryptografisch fixiert, und das Dokument selbst bleibt ab dem Moment der Unterschrift unverändert – der Versicherer hat einen unwiderlegbaren Nachweis für den Zustand des Geräts bei der Übergabe. Das Einbetten von Fotos der Maschine (Kratzer, Zählerstand, Ausrüstung) als nicht editierbare PDF-Anhänge folgt demnächst.
Fahrererklärung – ein Bußgeldbescheid rechtzeitig bearbeitet
Eine Behörde fragt, wer das Fahrzeug zum Zeitpunkt des Verstoßes gefahren hat. Sie erstellen die Erklärung aus einer Vorlage und nutzen sie für weitere Fälle wieder, ohne sie neu zu tippen, dann senden Sie dem Kunden einen Link – er unterschreibt in Minuten. Sie erhalten ein unterschriebenes Dokument mit qualifiziertem Zeitstempel und Authentifizierungsverlauf, bevor die gesetzliche Antwortfrist abläuft. Die Strafe fällt nicht auf den Flottenbesitzer zurück.
Nachtrag für einen zusätzlichen Fahrer – kein Filialbesuch nötig
Ein Kunde möchte während der Mietzeit einen zweiten Fahrer hinzufügen. Sie erstellen einen Nachtrag aus einer Vorlage und senden den Link direkt an das Telefon des neuen Fahrers. Er unterschreibt eine Erklärung, dass er die Bedingungen gelesen hat, und das System überprüft seine Identität. Der Versicherungsschutz wird sofort erweitert, ohne Fahrt zurück ins Büro.
Übergabeprotokoll für Geräte mit technischer Prüfbescheinigung – als Anhang
Baumaschinen müssen über eine aktuelle technische Prüfentscheidung und eine Bedienungsanleitung verfügen. Der Kunde unterschreibt ein einziges Dokument, das den Zustand der Maschine bestätigt, dass er die Sicherheitshinweise gelesen hat und dass die technischen Prüfungen aktuell sind – der Inhalt bleibt ab dem Moment der Unterschrift unverändert. Das Anhängen der technischen Prüfentscheidung und der Bedienungsanleitung als nicht editierbare Anhänge an das Protokoll folgt demnächst. Bei einem All-Risk-Schadensfall kann der Versicherer nicht bestreiten, dass die Vermietfirma ihre Pflichten erfüllt hat.
Sharing Economy – Dokumente
Plattformen für das Verleihen von Fahrrädern, Rollern, Werkzeugen oder Räumen brauchen einen schnellen Dokumentenfluss zwischen Privatpersonen oder B2C. Der Kunde scannt einen QR-Code – öffnet den Link, unterschreibt die Bedingungen und ein aus einer Vorlage erstelltes Dokument in 60 Sekunden. Der gesamte Ablauf läuft ohne Büro, ohne Drucker, ohne Papierarchiv.
Vertraut von Unternehmen, die monatlich Hunderte Dokumente unterschreiben
Flottensicherheit und Betrugsschutz
Ein digitaler Authentifizierungsverlauf ist der einzige Beweis, den Sie bei Unterschlagung, Identitätsdiebstahl und der Weigerung, ein Bußgeld anzuerkennen, haben.
Ein Papierdokument enthält keine IP-Adresse, keine Geolokalisierung der Unterschrift und keine Systemereignisse. Ein digitales AutoSignly-Dokument enthält einen 6 Jahre lang aufbewahrten Audit-Trail – entscheidendes Material für Polizei und Versicherer.
Kein Kontakt zum Mieter nach Ablauf der Rückgabefrist – Unterschlagungsverfahren
12 Stunden nach Ablauf der Rückgabefrist kann die Vermietfirma eine Unterschlagung bei der Polizei anzeigen. Der vollständige digitale Dokumentensatz – das unterschriebene Dokument, das Übergabeprotokoll mit Zeitstempel und das Authentifizierungsprotokoll mit IP-Adresse und Telefonnummer – ermöglicht es den Behörden, die Suche sofort zu beginnen. Ohne diese Dokumente kann es für die Polizei schwierig sein, die Identität des Mieters festzustellen. Sie wählen die Signaturart in AutoSignly passend zum Dokument – im Zweifel lohnt sich die Rücksprache mit einem Anwalt.
Identitätsdiebstahl – ein gefälschter Ausweis der abholenden Person
Ein Mitarbeiter am Schalter kann einen gefälschten Ausweis der abholenden Person nicht von einem echten unterscheiden. Eine identitätsgeprüfte Signatur per SMS-Code stützt sich nicht auf ein physisches Dokument, sodass ein gefälschter Ausweis niemals in den Prozess gelangt. Verifizierung über den nationalen Knoten (Trusted Profile, mObywatel, e-ID) oder eine Banking-App – demnächst.
Fahrberechtigung eines Mitarbeiters für ein Firmenfahrzeug – Verkehrskontrolle
Ein Fahrer der Vermietfirma, der Geräte zu einem Kunden transportiert, muss bei jeder Verkehrskontrolle eine namentliche Vollmacht des Flottenbesitzers mitführen. AutoSignly ermöglicht es, eine Vollmacht aus einer Vorlage zu erstellen und für jeden neuen Fahrer wiederzuverwenden, sie elektronisch zu unterschreiben und dem Fahrer vor der Abfahrt eine PDF-Datei auf das Telefon zu senden – ohne Drucken oder Scannen. Bei einer Kontrolle legt er ein fertiges digitales Dokument vor.
Audit-Trail – was jedes Dokument enthält
Daten, die ein Papierdokument nicht hat
Jedes über AutoSignly unterschriebene Dokument enthält einen nicht editierbaren Audit-Trail, der 6 Jahre lang aufbewahrt wird (Vertrauensdienstegesetz). Bei einem Gerichtsstreit, einer Schadensabrechnung oder einer polizeilichen Ermittlung haben Sie Zugriff auf:
FAQ
Fragen, die Vermietfirmen vor der ersten Nutzung stellen.
Vermietung beweglicher Sachen, DSGVO und Ausweisdokumente, Protokolle mit Fotos und Kosten – klare Antworten.
Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten direkt und konkret.
Ihre Frage ist nicht dabei? Melden Sie sich – wir antworten noch am selben Werktag.
Kontakt aufnehmen →Muss ein Mietvertrag für ein Auto oder eine Maschine mit einer qualifizierten Signatur unterschrieben werden?+
Nein. Das polnische Zivilgesetzbuch verlangt die Schriftform (Art. 660 KC) nur für Mietverträge über Immobilien mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr. Die Vermietung beweglicher Sachen (Autos, Maschinen, Ausrüstung) erfordert keine besondere Form – der Vertrag kann in beliebiger Form geschlossen werden, einschließlich der Dokumentenform mit einfacher Signatur oder identitätsgeprüfter Signatur. Ausnahme: ein Blanko-Wechsel oder ein Bürgschaftsvertrag als Sicherheit – diese erfordern Schriftform (QES oder Papier).
Kann ich aufhören, Personalausweise von Kunden zu kopieren?+
Ja – und Sie sollten es so schnell wie möglich tun. Die polnische Datenschutzbehörde (UODO) hat erklärt, dass das Scannen oder Kopieren eines vollständigen Personalausweises gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstößt (Artikel 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) – Sie würden Daten erheben, die für die Vermietung nicht erforderlich sind: Foto, Körpergröße, Namen der Eltern. Ein Vermietungsunternehmen ist berechtigt, nur die notwendigen Daten zu erfassen. AutoSignly verifiziert die Identität per SMS-OTP – Sie bestätigen, wer unterschreibt, ohne jemals das physische Dokument in die Hand zu nehmen. Verifizierung über den Nationalen Knoten (Węzeł Krajowy) – demnächst verfügbar.
Braucht der Unterzeichner ein Konto, eine App oder einen digitalen Ausweis?+
Nein. Für eine einfache und eine identitätsgeprüfte Signatur erhält die Gegenseite einen Link und unterschreibt im Browser des Smartphones – ohne Konto, ohne App, ohne digitalen Ausweis (die Prüfung erfolgt per SMS-Code). Verifizierung über digitalen Ausweis oder Banking-Knoten (nationaler eID-Knoten) – demnächst. Eine qualifizierte Signatur erfordert ein eigenes Zertifikat auf einer Smartcard und die AutoSignly-Desktop-App, oder die App mObywatel, bei der Sie 5 kostenlose Signaturen erhalten (nur für Privatpersonen – ein Firmenvertrag lässt sich damit nicht unterschreiben).
Übergabeprotokoll – kann ich Fotos von Schäden als Nachweis anhängen?+
Noch nicht – das Anhängen von Fotos und Dateien an ein signiertes Dokument kommt demnächst. Perspektivisch werden Dateien (Schadensfotos, UDT-Zertifikate, DTR-Berichte) zu einem nicht bearbeitbaren Bestandteil des signierten PAdES-PDFs, geschützt durch einen qualifizierten Zeitstempel – der Zustand der Ausrüstung wird zum Zeitpunkt der Übergabe festgehalten. Bis dahin dokumentieren und speichern Sie Fotos außerhalb von AutoSignly.
Reicht eine per SMS verifizierte Signatur für eine Versicherungsgesellschaft aus?+
In AutoSignly wird eine Signatur mit SMS-Verifizierung durch einen kryptografischen Nachweis, eine IP-Adresse, ein Authentifizierungsprotokoll und einen qualifizierten Zeitstempel abgesichert. Ob eine bestimmte Signaturform den Anforderungen einer konkreten Versicherungsgesellschaft oder ihrer Bedingungen entspricht, hängt von den Bestimmungen der jeweiligen Police ab – konsultieren Sie vor der Einführung einen Makler oder Anwalt, oder verwenden Sie eine qualifizierte Signatur.
Wofür genau zahle ich bei einem einzelnen Dokument?+
Für jeden Unterzeichnenden, entsprechend der gewählten Signaturmethode. Beispiel: Ein Dokument, das mit SMS-Verifizierung von zwei Parteien unterschrieben wird = 2 × 0,88 AC = 1,76 AC – der Preis enthält bereits die Signatur und den SMS-Code (0,70 AC Signatur + 0,18 AC SMS; SMS-Preis berechnet für Polen). Eine einfache Signatur (SES) wird ohne Identitätsprüfung angebracht.
Kann ich die Kosten der E-Signatur an den Kunden weiterberechnen?+
Ja, sofern der Kunde im Mietvertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen über diese Kosten informiert wird. Die Kosten einer einzelnen SMS-Verifizierung betragen ab 0,18 AC – sie hängen vom Land des Empfängers ab (vollständige Preisliste in der App). Viele Vermietfirmen führen dies als eigenen Posten in der Preisliste für Zusatzleistungen bei der Fahrzeugübergabe auf.