Für Steuerbüros
Dokumentenworkflow für Steuerbüros – Unterschrift des Mandanten in Minuten, nicht in Tagen.
Buchhaltungsdienstleistungsverträge, Preisanhänge, Vollmachten und digitale Personalakten – der Mandant unterschreibt auf seinem Telefon, ohne Konto oder App. Qualifizierter Zeitstempel standardmäßig inklusive, mit identitätsgeprüfter Unterschrift und QES.
Keine Kreditkarte · Kein Abo · Keine Verpflichtung
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jeder neue Mandant bedeutet denselben Ablauf: drucken, scannen, stempeln, warten.
Ein Preisanhang braucht Wochen, um zurückzukommen
Die Inflation steigt, also müssen Sie Ihre Preise anheben. Sie versenden PDFs an hundert Mandanten – und warten. Der eine öffnet die E-Mail nicht, der andere schickt einen Scan der falschen Version zurück. Sie arbeiten weiter unter der wirtschaftlichen Schwelle, weil die formalen Anhänge immer noch nicht zurückgekommen sind.
Die Sozialversicherungsbehörde fragt, wann ein Dokument unterschrieben wurde
Ein Prüfer vermutet eine Rückdatierung. Sie haben einen Scan des unterschriebenen Dokuments – aber keinen kryptografischen Nachweis, dass es zu diesem genauen Zeitpunkt existierte. Ohne qualifizierten Zeitstempel kann das den Vorwurf der Beitragsvermeidung und eine Geldstrafe bedeuten.
Ein persönliches Zertifikat wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch
Der leitende Buchhalter besitzt sein eigenes Zertifikat samt Schlüssel. Damit ein Assistent Dokumente weiterversenden kann, wird ihm der USB-Token und die PIN ausgehändigt. Das ist ein Rechtsverstoß – mit bis zu 3 Jahren strafrechtlicher Haftung. Trotzdem hält sich diese Praxis in vielen Kanzleien über Jahre, weil der Dokumentenworkflow weiterhin die physische Anwesenheit des Zertifikatsinhabers erfordert.
So funktioniert es in der Praxis
Fünf Prozesse, die Steuerbüros heute noch auf Papier unterschreiben.
Jeder davon lässt sich auf das Telefon des Mandanten verlagern – ohne Drucken, ohne Scannen, ohne Warten auf einen Kurier.
Dokumente
Sie erstellen einen Vertrag aus einer Vorlage – die Angaben des Mandanten werden automatisch anhand der Steuernummer eingetragen. Der Mandant erhält einen SMS-Link und unterschreibt auf seinem Telefondisplay. Anhänge an Hunderte Mandanten werden gesammelt versendet: Gruppe auswählen, senden, Status verfolgen. Sie wählen die passende Signaturart für die jeweilige Situation im AutoSignly-Panel – wenn Sie unsicher sind, welche für ein bestimmtes Dokument geeignet ist, konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder wählen Sie eine qualifizierte Signatur.
Vollmacht (UPL-1 und OPL-1)
Bevor Sie eine E-Erklärung im Namen eines Mandanten einreichen können, benötigen Sie eine UPL-1 – eine Vollmacht zur Unterzeichnung von Erklärungen. AutoSignly hilft bei der Erstellung und Unterschrift des Vollmachtantrags mit schneller Identitätsprüfung per SMS-Code. Der Widerruf per OPL-1 funktioniert genauso, mit einem einzigen Link. Die Verifizierung über das Trusted Profile oder eine Banking-App – demnächst verfügbar.
Digitale Personalakte (HR und Lohnabrechnung)
Dienstleistungsverträge, Nachträge, DSGVO-Einwilligungen, NDAs und Erklärungen – Sie erstellen sie aus einer Vorlage, senden einen Link, und der Mitarbeiter unterschreibt auf seinem Telefon. Sie wählen die für jedes Dokument passende Signaturart im AutoSignly-Panel – im Zweifel konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder setzen auf eine qualifizierte Signatur, auch in der kostenlosen Version über mObywatel verfügbar. Für jedes Dokument können Sie ein Signaturzertifikat bestellen, das den vollständigen Verlauf und die Metadaten wiedergibt – wer unterschrieben hat, wann und mit welcher Methode -, von uns versiegelt zur Bestätigung der Echtheit. Eine Prüfung durch die Arbeitsaufsicht oder die Sozialversicherung? Sie verfügen über die vollständige Dokumentation.
Begleitdokumente zum KSeF
Das KSeF verarbeitet nur Rechnungen im XML-Format. Alles andere – Abnahmeprotokolle, technische Spezifikationen, Ratenpläne, Bestellungen, Angebote – benötigt weiterhin eine Unterschrift und einen qualifizierten Zeitstempel, gelangt aber nie in die staatliche Datenbank. AutoSignly übernimmt diesen gesamten Workflow und vervollständigt das Ökosystem des digitalen Büros. Einmal unterschrieben, bleibt ein Dokument während des gesamten Prozesses unverändert – anders als bei einer einfachen E-Mail oder einem Scan, bei denen keine Gewissheit besteht, dass der Inhalt nicht nachträglich geändert wurde.
Beendigung eines Mandantenvertrags – mit Zustellnachweis
Sie beenden die Zusammenarbeit, oder der Mandant zahlt nicht mehr – eine per E-Mail versandte Kündigung lässt sich leicht ignorieren, und ohne Empfangsnachweis ist schwer zu beweisen, wann sie tatsächlich angekommen ist. Mit AutoSignly erreicht das Dokument das Telefon des Mandanten per Link, und jeder Schritt – Öffnen, Unterschreiben, keine Reaktion – wird in einem zeitgestempelten Audit-Trail erfasst.
Ein Dokument, drei Stufen der Rechtssicherheit.
Drei Stufen der elektronischen Signatur mit zunehmender Überprüfung der Identität des Unterzeichners. Jede konform mit der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union (910/2014).
Einfache SignaturSimple Electronic Signature
Der Unterzeichner klickt auf „Ich akzeptiere” – ohne Identitätsprüfung. Das Dokument wird mit dem nicht qualifizierten elektronischen Siegel von AutoSignly versiegelt, das den Zeitpunkt und die Unversehrtheit der Zustimmung bestätigt.
So funktioniert es
Der Empfänger erhält einen Link per E-Mail → öffnet das Dokument im Browser → zieht den Stempel an die richtige Stelle → klickt auf „Unterschreiben”. Kein Code, keine Installation, keine Registrierung.
Identitätsgeprüfte SignaturAm häufigsten gewählt
Die Identität des Unterzeichners wird zusätzlich überprüft – zum Beispiel mit einem per SMS an sein Telefon gesendeten Code. Das Dokument wird dreifach mit einem qualifizierten Siegel der KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa, der polnischen nationalen Verrechnungsstelle) versiegelt.
So funktioniert es
Link per E-Mail → Browser → SMS-OTP-Verifizierung → „Unterschreiben”. Ein Einmalcode wird an das Telefon gesendet und kann nach 5 Minuten erneut angefordert werden. Funktioniert in vielen Ländern.
Qualifizierte SignaturQualified Electronic Signature
In jedem EU-Land der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Artikel 25 eIDAS, Artikel 78² des polnischen Zivilgesetzbuchs). Erfordert ein qualifiziertes Zertifikat – erhältlich bei jedem QTSP (KIR Szafir, CenCert, Asseco eCert). Der private Schlüssel verlässt niemals die USB-Karte des Unterzeichners.
So funktioniert es
Link per E-Mail → AutoSignly-Desktop-Anwendung → USB-QSCD-Karte + PIN → die Signatur wird lokal erzeugt. Alternativ kann ein persönliches Zertifikat auf einer Karte mit der App mObywatel verknüpft werden (5 kostenlose Signaturen – nur für Privatpersonen; Firmenverträge können auf diesem Weg nicht unterschrieben werden). AutoSignly orchestriert den Ablauf – wir stellen keine Zertifikate aus.
Rechner
Berechnen Sie, was Sie diesen Monat zahlen.
Wählen Sie eine Signaturmethode und schieben Sie den Regler auf die Anzahl der Signaturen, die Ihr Unternehmen pro Monat sammelt. Keine versteckten Kosten – das ist der volle Betrag, ohne Abonnement.
Signaturmethode
Signaturen pro Monat
Beispielrechnung. Für die Signatur mit Identitätsprüfung ist die SMS-Verifizierung für Polen enthalten (0,18 AC pro Signatur) – die SMS-Preise können in anderen Ländern abweichen (vollständige Preisliste in der App). Enthält keine Gebühren für zusätzliche Nutzer. Verifizierung per Banking-App und nationalem Knoten – demnächst verfügbar.
FAQ
Fragen von Steuerbüros.
Gesammelt aus Gesprächen mit Kanzleiinhabern und leitenden Buchhaltern.
Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten direkt und verständlich.
Ihre Frage ist nicht dabei? Melden Sie sich – wir antworten noch am selben Werktag.
Kontakt aufnehmen →Reicht eine elektronische Signatur für einen Buchhaltungsvertrag aus?+
In AutoSignly wählen Sie die für das jeweilige Dokument passende Signaturart, einschließlich einer identitätsgeprüften Signatur mit SMS-Code – das Dokument wird durch einen kryptografischen Nachweis und ein vollständiges Signaturprotokoll abgesichert. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Form für Ihren Vertrag geeignet ist, konsultieren Sie einen Anwalt oder nutzen Sie eine qualifizierte Signatur.
Hilft AutoSignly bei UPL-1- und OPL-1-Vollmachten?+
AutoSignly unterstützt die Vorbereitung und Signierung eines Vollmachtsantrags durch den Kunden eines Buchhaltungsbüros, mit Identitätsprüfung per SMS-Code. Die Verifizierung über den Nationalen Knoten (login.gov.pl / mObywatel) ist demnächst verfügbar. Die eigentliche Einreichung des UPL-1-Formulars beim Leiter des Finanzamts oder dem Leiter der KAS erfolgt weiterhin über das e-Deklaracje-Portal oder auf Papier.
Braucht der Unterzeichner ein Konto, eine App oder einen digitalen Ausweis?+
Nein. Für eine einfache und eine identitätsgeprüfte Signatur erhält die Gegenseite einen Link und unterschreibt im Browser des Smartphones – ohne Konto, ohne App, ohne digitalen Ausweis (die Prüfung erfolgt per SMS-Code). Verifizierung über digitalen Ausweis oder Banking-Knoten (nationaler eID-Knoten) – demnächst. Eine qualifizierte Signatur erfordert ein eigenes Zertifikat auf einer Smartcard und die AutoSignly-Desktop-App, oder die App mObywatel, bei der Sie 5 kostenlose Signaturen erhalten (nur für Privatpersonen – ein Firmenvertrag lässt sich damit nicht unterschreiben).
Ist ein qualifizierter Zeitstempel im Preis enthalten?+
Ja, für die identitätsgeprüfte Signatur und die qualifizierte Signatur (QES) – ein qualifizierter Zeitstempel (TSA) ist standardmäßig enthalten, ohne Aufpreis. Die einfache Signatur (SES) erhält keinen Zeitstempel. Der Zeitstempel verankert Datum und Inhalt des Dokuments zum Zeitpunkt der Unterschrift kryptografisch – ein mit der identitätsgeprüften Signatur oder QES unterschriebenes Abnahmeprotokoll ist ein unwiderlegbarer Beweis dafür, dass die andere Partei einen bestimmten Umfang an einem bestimmten Tag akzeptiert hat.
Wir haben 200 Kunden – können wir Preisanhänge an alle gleichzeitig senden?+
Sie versenden Anhänge einzeln – jeden als separates Dokument (Vorlagen mit Variablen machen das schnell). Mehrere Unterzeichner können innerhalb eines einzigen Dokuments unterschreiben, falls der Anhang das erfordert – sie signieren nacheinander. Der gleichzeitige Versand mehrerer Dokumente mit einer kombinierten Statusübersicht ist für später im Jahr 2026 geplant.
Wofür genau zahle ich bei einem einzelnen Dokument?+
Für jeden Unterzeichnenden, entsprechend der gewählten Signaturmethode. Beispiel: Ein Dokument, das mit SMS-Verifizierung von zwei Parteien unterschrieben wird = 2 × 0,88 AC = 1,76 AC – der Preis enthält bereits die Signatur und den SMS-Code (0,70 AC Signatur + 0,18 AC SMS; SMS-Preis berechnet für Polen). Eine einfache Signatur (SES) wird ohne Identitätsprüfung angebracht.